Offices de Tourisme de France

Aménagement espace accueil

Un espace accueil de qualité

Proposer un espace accueil agréable, ordonné, véritable outil de valorisation de son territoire c'est avant tout :

 

- Réfléchir au sens de circulation des visiteurs

- Gérer la documentation et décider des critères de mise à disposition de la documentation en libre service

- Créer un espace de valorisation de sa destination

1 - GERER L'INFORMATION ET LA DOCUMENTATION

La gestion de l'information et de la documentation a trois objectifs :

 - Pouvoir à tout moment retrouver rapidement l'information désirée par le visiteur

- Disposer d'une documentation souhaitée et non subie

- Eviter toute rupture de stocks

Pour disposer  :

  •  d'une information fiable
  • d'un nombre de documents adaptés à la taille de l'espace accueil et à celle de la réserve,
  • d'un espace accueil ordonné

Gérer l'information :

  •  Etablir la liste des informations dont l'OT a réellement besoin
  •  Définir pour chaque information le support nécessaire pour obtenir cette information : site internet, documentation papier, affichage, base de données SIT 34 et indiquer au sein d'un document, où retrouver chaque information (cf domaines d'information à gérer)
  •  Pour la documentation papier :

      - Etablir les critères de mise à disposition (ou non ) en libre service au sein de l'espace l'accueil

      - Pour la documentation en libre service, déterminer un mode de présentation (ex : par thématique)

  •  Pour l'affichage, établir des critères pour définir si l'affiche sera mise au sein de l'OT et pendant quelle durée

 

La gestion de l'information est obligatoire pour les OT engagés en démarche qualité.

Gérer ses stocks

Objectifs : gagner en efficacité !
Connaître la bonne quantité nécessaire pour éviter les multiples commandes, disposer d’un taux de déchet le plus bas possible, ne pas être en rupture de documentation…

- Organisation en interne :
Il est important de définir qui est responsable du stock à l’OT. Laisser tout le monde s’en occuper n’est pas forcément l’idéal.

- Disposer d’une réserve agréable, lisible :
Faire un plan de la réserve (plan des présentoirs), avec pour chaque étagère la liste des docs.
Fournir les outils incitant les CSJ à noter le stock pris.
Ne pas hésiter à rendre la réserve attrayante (outils ludiques par exemple pour les stocks tampons, mémo sur la porte de sortie « ai-je pensé à ….. ?).
Mettre en place une organisation et des outils au service de la gestion des stocks !

- Simplifier certains outils de gestion de stocks :
Disposer d'un tableau excel simplifié



 

2 - VALORISER SA DESTINATION

L'espace d'accueil de l'office de tourisme doit lui permettre de communiquer sur les attraits de son territoire : sites, activités, produits du terroir pour susciter l'intérêt et l'envie des visiteurs.

 

Plusieurs possibilités cumulables s'offrent à l'office de tourisme :

 - Créer un espace dédié au territoire, permettant de présenter la documentation sur l'offre touristique locale, classée par thématique

 - Disposer d'outils de valorisation de l'offre locale :

 

  • Les outils traditionnels : photographies de grand format, affiches, vitrine de présentation et/ou de vente des produits locaux (artisanat, produits du terroir), exposition d'objets représentatifs du territoire, expositions permanentes/temporaires relatives au territoire, classeurs en consultation...
  •  Le multimédia : borne d'information touristique, film de présentation du territoire, écrans, site internet de l'OT sur PC accessible

 

- Créer des évènements au sein de l'espace accueil : présence de prestataires locaux en saison 1 fois par semaine, pot d'accueil des touristes en présence de producteurs locaux...

 

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