Offices de Tourisme de France

SIT34 / Gestion de l'information

Présentation SIT34

Le projet SIT 34

Le système d'information Touristique de l'Hérault est un projet fédérateur consistant à créer et à développer une communauté professionnelle de contributeurs et d'utilisateurs d'informations touristiques et de loisirs dans l'Hérault. Cette communauté est ouverte aux personnels des organismes institutionnels du tourisme : les Offices de Tourisme, Hérault-Tourisme (qui pilote le projet), les organismes labellisateurs, les autres organismes institutionnels intervenant dans le secteur du tourisme et des loisirs (CCI, chambre d'agriculture...), les territoires et tout autre usager professionnel de ce type d'information.
Chacun y est à la fois acteur et bénéficiaire du projet.
 
Les valeurs du projet sont :
- le partage : des données, des méthodes de travail, des connaissances, des bonnes pratiques, des expériences, des usages de données, des responsabilités
- la responsabilisation de chacun : les objectifs atteints sont le fruit des contributions de tous, chacun dispose de droits et a des devoirs formalisés dans une convention de partenariat
- la ressource humaine : SIT 34 n'est rien sans les acteurs qui l'animent, chacun est acteur du projet, le projet investit chaque année autant dans la formation, dans l'animation de réseau que dans l'outil technique.
- les usages des données au coeur du projet : la gestion de l'information n'a de sens que s'il y a des usages, ils sont le point de départ de toute réflexion, le projet ouvre les portes à de nouveaux usages de l'information.

Le projet SIT 34 est financé par les fonds européen FEDER et par l'ADT Hérault Tourisme.

Logo Feder
 
logo europe
 
logo ADT
 
Les objectifs

- partager les informations touristiques à une échelle régionale dans un système informatique en ligne (logiciel Tourinsoft) auquel tous les membres ont accès,
 
- organiser la gestion des informations sur l'offre touristique et de loisirs à l'échelle d'un territoire départemental en facilitant la remontée d'information (les sources de données gèrent directement leurs informations ou les contributeurs intermédiaires sont géographiquement proches de la source des données) : mise en place d'une collecte partagée (répartition de la collecte, procédure, questionnaire, calendrier annuel...), harmonisation des données (règles de saisie...), couverture exhaustive du département
 
- être plus efficace : la mise à jour d'une donnée se fait dans un seul système à chaque fois que cela est nécessaire, chaque mise à jour est faîte pour l'ensemble des membres SIT 34, chaque mise à jour est faîte pour l'ensemble des usages envisagés (par exemple, une mise à jour dans Tourinsoft sert aussi bien à mettre à jour son site internet, qu'à la mise à jour de son prochain guide touristique).
 
- développer les compétences en matière de gestion de l'information
 
- mieux diffuser l'information sur l'offre touristique au public, aux prescripteurs de séjours, notamment par les TIC, au coeur des missions des organismes locaux du tourisme : un membre crée ses supports d'information grâce au système, il peut aussi fournir à un imprimeur une extraction de contenu (infos sur les chambres d'Hôtes par exemple), fournir à une agence web le contenu pour un site web ou bien encore fournir à tout autre diffuseur (presse, blog, site internet partenaire...) des informations touristiques spécifiquement sélectionnées. Exemple : site Internet de l'OT St Guilhem Vallée de l'Hérault : http://www.saintguilhem-valleeherault.fr/sports-a-sensation
 
Après deux ans de mise en place, certains objectifs sont déjà atteints.

Le déploiement dans les offices de tourisme de l'Hérault

Le déploiement du système est piloté par l'ADT Hérault Tourisme.
Un comité de pilotage rassemblant deux fois par an les Directeurs des membres SIT 34 permet de définir de façon partagée les grandes orientations du projet.
Le déploiement dans les Offices de Tourisme est progressif car il requiert de la part de l'ADT un accompagnement continu des Offices de Tourisme nouvellement membres durant deux à trois années. Pour la mise en oeuvre du projet et de l'accompagnement des Offices de Tourisme, l'ADT dispose d'un groupe projet composé de 7 personnes.
 
Aujourd'hui 20 Offices de Tourisme sont membres du projet.
Les premiers Offices de Tourisme font partie du projet depuis Avril 2009, de nouveaux membres pourront adhérer au projet jusqu'en 2012-2013.

 

Des sessions de formation collectives permettent aux utilisateurs de se familiariser avec l'utilisation de SIT 34 et ceci pour leurs différents usages.

Les formations cont confiancées par l'AGEFOS PME, les fonds européens FEDER, la Région Laguedoc Roussillon, l'ADT Hérault Tourisme.

Logo financeurs AGEFOS plan formation © Agefos Pme
 
Pour devenir membre du réseau SIT 34

Au 1er Mars 2011, 20 Offices de Tourisme sont membres du projet SIT 34.
Pour plus d'informations, les Offices de Tourisme membres du projet SIT 34 sont invités à se rendre sur le site http://www.adt-herault.fr
 
Tous les Offices de Tourisme peuvent devenir membres du projet SIT 34.
 
Ce projet concerne tous les Offices de Tourisme qui partagent les objectifs et les valeurs ci-dessus car SIT 34 répond aux besoins "métier" d'un Office de Tourisme :
- répondre aux demandes à l'accueil, réaliser les envois de documentation, observer les statistiques de l'accueil,
- créer des supports d'informations téléchargeables et envoyables par mail
- mettre à jour son prochain guide et son site internet,
- écrire (courrier ou mail) aux prestataires adhérents, partenaires de l'OT ou à tous les prestataires de son territoire,
- réaliser un e.mailing auprès de vos propects (marketing direct).
 
L'Office doit opter entre deux positionnements au moment de devenir membre, soit il est :
- uniquement utilisateur des données : dans ce cas, l'OT doit trouver un partenaire professionnel (autre Office de Tourisme, Pays...) qui mettra à jour les données de son territoire.
- contributeur de la mise à jour des données et utilisateur des données.
 
Un Office de Tourisme contributeur doit disposer des pré-requis suivants :
- avoir deux salariés permanents au moins,
- s'engager par convention avec l'ADT Hérault Tourisme à mettre à jour les données selon l'organisation et les process définis, en contrepartie, l'OT dispose de nombreux droits (la convention de partenariat est disponible sur demande).
- identifier un référent SIT 34 en charge de la coordination interne (nécessaire au déploiement transversal du système au sein de l'OT), connaissant bien le logiciel et assistant aux réunions de coordination départementale.
 
Il n'y a pas véritablement de pré-requis techniques si ce n'est que l'Office de Tourisme doit disposer d'ordinateurs relativement récents (pas plus de 6 à 7 ans).
 

 

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